Hướng dẫn cách in tài liệu 2 mặt trong excel, word, pdf

Nếu bạn cần phải in văn bản Words, files PDF hoặc tài liệu Excel với 2 mặt với máy in. Nhưng mà máy in, máy photo của bạn không hỗ trợ cách in tài liệu hai mặt hoặc bạn không biết làm thế nào để chọn chế độ in 2 mặt giấy?. Xin đừng lo lắng về việc in các dạng tài liệu Words, PDF hay Excel bằng 2 mặt. Nó không quá khó nhu bạn tưởng đau Giavan sẽ giúp bạn sử dụng chiếc máy in của mình có thể in hai mặt bằng cách đơn giản nhất.

Chúng tôi sẽ giúp bạn in một file tài liệu cho 2 mặt giấy với các loại máy có hỗ trợ và không hỗ trợ in pho 2 mặt hiện nay trên thị trường cung cấp.

Để có thể thực hiện được các thao tác này bạn cần kiểm tra giấy dùng để in; máy tính có kết nối máy in hay không, mực in của máy in photo để sẵn sàng bắt đầu các thao tác để cách in tài liệu trở nên dễ dàng hơn:

Cách in 2 mặt trong các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Máy in photo không hỗ trợ in 2 mặt:

  • Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P trên máy tính để làm xuất hiện hộp thoại Print, hoặc vào tùy chọn option File > Print.
  • Trong hộp thoại Print chọn mục Odd Page để chọn in trang số lẻ (trang 1, 3, 5,…) trước.
  • Sau đó chọn button Options: (Nên nhớ, không tích vào ô Revers print order:)
  • Khi các trang lẻ in xong, bạn đảo ngược mặt tất cả các trang giấy vừa mới in lại. Tiếp tục thực hiện in trang chẳn, nhưng các bước in trang lẻ thay vào đó chọn mục Even pages để in các trang chẵn.
  • Đến bước cuối nhấp chuột vào ô Revers print order rồi nhấn OK tiến hành in số còn lại.

Hay in thử các bước trước để đảm bảo thuận cho cả 2 chiều, tránh được tình trang in sai chiều người dùng khó đọc.

in file tài liệu 2 mặt

in file tài liệu 2 mặt trong word, excel

Máy in có chế độ hỗ trợ in 2 mặt:

  • Click vào tùy chọn options File tiếp đến chọn Print. Còn cách khác là bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P trên bàn phím.
  • Trong Print Properties xuất hiện, chọn tiếp Finishing và tích chọn Print on both sides để tiến hành chế độ in 2 mặt giấy .
  • Hướng dẫn in hai mặt giấy trong Word, PDF, Excel
Máy in hỗ trợ in 2 mặt

Máy in hỗ trợ in 2 mặt

Cách in 2 mặt giấy trong PDF:

  • Đầu tiên bạn phải có phần mêm đọc file PDF (phần mềm Foxit Reader và Adobe Reader -> Google Search).
  • Sau đó mở file PDF chọn options Print hoặc tương tự như in trong Word sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.
  • Cũng tiến hành in trang lẻ trước, chọn các Page đánh dâu chúng để in. Trong mục Subset, bạn chọn Odd Pages only và sau đó xuất hiện hộp thoại bạn nhấn OK để máy thực hiện in.
  • Sau in trang lẻ xong thì tiến hành đảo giấy để tiếp tục in trang chẵn. Cũng thực hiện tương tự như in trang lẻ, tuy nhiên tại mục Subset chọn Even pages only và tiếp đến ấn OK để tiến hành in.

Hướng dẫn in tài liệu trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016:

Máy in không hỗ trợ in Excel 2 mặt:

  • Để in được bạn hãy copy chúng sang Word Paste (hoặc Edit > Paste special > Microsoft Excel Worksheet Object > OK), dán sang Word và in trên Word theo chế độ chẵn lẻ.(đã hướng dẫn ở trên)
  • Cũng có thể in trực tiếp trong Excel với việc bạn thực thi lệnh Copy sau đó Paste Special > Values > OK.
  • Cách in bạn cũng tiến hàng in như lúc in tài liệu Word vậy là xong.

Máy in hỗ trợ in 2 mặt:

  • Máy có hỗ trợ in thì đơn giản hơn bạn chọn tùy chỉnh: File -> Print -> Properties -> Finishing -> khi đó xuất hiện hộp thoại và đánh dấu chọn kiểu Print on both sides.

Vậy là xong cho cách in với máy có hỗ trợ in tài liệu 2 mặt giấy bạn có thể làm theo.

Một số thủ thuật trong quá trình in văn bản trong Word:

1. Sử dụng Print Preview

Để biết được văn bản của bạn đã thực sự hoàn chỉ hay chưa bạn cần xem trước bản in. Bằng cách bằng cách truy cập vào File > Print  cái này để xem trước bản in của tài liệu.

Từ đây mà bạn có thể tự điều chỉnh cũng như cài đặt bố cục của trang và in các chế độ khác nhau như page orientation, paper size và margin width.

Khi thay đổi thông tinh hay đặt tính nào đó bạn sẽ thấy sự thay đổi của bản xem trước của mình ngay bên cạnh.

Cách in tài liệu với word

Cách in tài liệu trong word

2. Sử dụng lề trang nhỏ hơn

Với một số văn bản không cần sự chỉnh chu trong hình thức; việc phần căn lề văn bản không cần thiết bạn có thẻ bỏ qua.

Bạn chọn đến tab Page Layout, chọn vào Margin, tiếp đến là Narrow. Nếu bạn muốn căn phần lề văn bản nhỏ hơn nữa hay chọn Custom Margin để chỉnh.

Nên chú ý rằng nếu bạn sử dụng lề nhỏ có thể khiến một số chữ sẽ bị mất trong quá trình in.

các in 2 mặt file word

Thủ thuận in trong Word

3. Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau

Khi bạn muốn một tờ giấy và được in 2 mặt trang văn bản. Nhưng mà khi đóng lại thành tập thì lề của cả quyển sẽ bị sai một bên nhiều, một bên ít.

Ví dụ cụ thể hơn khi in tài liệu như sau:

– Top: 1.5 cm
– Bottom: 1.5 cm
– Left: 2.5 cm
– Right: 1.5 cm

Bước 1. Đi đến phần Page Setup, chọn tab Margins.

Bước 2. Tới phần Multiple pages: chọn tiếp đến Mirror margins thiết lập lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.

Bước 3. Bạn sẽ có lề văn bản sẽ được in như sau:

  • Trang 1 có lề: Top: 1.5 cm, bottom: 1.5 cm, left: 2.5 cm, right: 1.5 cm
  • Trang 2 có lề: Top: 1.5 cm, bottom: 1.5 cm, left: 1.5 cm, right: 2.5 cm
Căn lền trang chẵn, lẻ

căn lề trang

4. In hai mặt

Với việc in 2 mặt sẽ giúp bạn tiết kiệm được giấy sử dụng. Bạn không cần phải cầm quá nhiều giấy trong khi sử dụng.

Chọn File Print, tiếp đến là chọn Pages: (nếu máy thay đổi tùy chọn thì nó sẽ ghi Print One Sided). Sau đó Manually Print on Both Side quá trình in sẽ bắt đầu nếu bạn nhấn OK.

Sau khi in xong 1 mặt của giấy bạn cần để máy thực hiện lần nữa để quá trình in mặt kia của tờ giấy.

in tài liệu

in tài liệu

Có một số máy có tùy chỉnh Print on Both Sides. Nếu sử dụng tùy chọn chế độ này, máy in sẽ tự động tải lại và thực hiện  in tự động ở mặt thứ hai.

cách in tài liệu từ máy tính
Với tùy chọn Manual Duplex thì nó sẽ ở trong hộp thoại thiết lập in để in hai mặt ở Word 2007.

5. In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy

In hai trang văn bản trên cùng một mặt giấy (theo chiều giấy lựa chọn)

Bước 1. Cũng chọn Page Setup. 
Bước 2. Trên hộp thoại đó, chọn tab Margins. 
Bước 3. Ở phần Multiple pages: bạn chọn 2 papers per sheet (là in 2 trang trên cùng 1 sheet)

cách in tài liệu

cách in nhiều tài liệu trên 1 mặt trong word

Và thực hiện in bình thường. Kết quả in sẽ là gộp 2 trang word vào 1 mặt giấy được đặt dọc:

In dọc nhiều trang trên 1 mặt tờ giấy

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (theo chiều dọc)

Bước 1. Cũng chọn vào Page Setup, đến tab Margins.
Bước 2. Ttrong tính năng Multiple pages: chọn đến dòng chữ Book fold (cuốn sách gập).

Book fold

Chế độ Book fold

Bạn sẽ có kết quả là hình bên trên, 2 trang word sẽ được đặt ngang trong 2 mặt của tờ giấy.

In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy

Bước 1. Cần chọn File > Print.

Chọn biểu tượng Office > chọn Print đối với office 2007

Cách đơn giản bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + P.

Bước 2. Sẽ có hộp thoại Print xuất hiện.

cách in tài liệu

Thủ thuật in tài liệu

Bước 3. Trong mục này bạn đi đến Pages per sheet có tất cả các tùy chọn khi in vào 1 mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Hình minh họa bạn sẽ có là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy. Bạn sẽ có 4 trang Word trên 1 mặt giấy A4:

số trang in

Chỉnh số trang thực hiện

Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.

6. Hiện hoặc ẩn nhận xét

Các phần tính năng đánh giá, nhận xét trong file Word, bạn đến tùy chọn Track Changes hoặc Comments. Để ẩn những phần tính năng này trong lúc in.

Các bước thực hiện như sau:

Vào File > Print, chọn vào phần menu bên dưới Settings (Print All Pages) và chọn đến Print Markup để bỏ tùy chọn này.

Cách in hoặc ẩn những nhận xét

Cách in hoặc ẩn những nhận xét

7. In một bản sao thử nghiệm

Để việc in trở nên thành công thì bạn hãy thực hiện in một bản sao đầu tiên để Test trước. Sau khi thành công bạn in thành công thì hãy thực hiện in chính thức tất cả các file tài liệu của mình. Nhớ phải chỉnh sửa bản in trước khi in bản cuối cùng.

About the Author

vannguyenthanhnhan@gmail.com

Related Post