Dưới đây là bài viết hướng dẫn chi tiết cài đặt máy photo trên các hệ điều hành; windows XP, 7, 8, 8.1, 10 và sẽ gửi trực tiếp về từng máy tính được thiết lập trong mạng nội bộ.
Vài nét về chức năng scan folder của máy Ricoh
Chúng tôi sẽ nói sơ qua vài nét về chức năng scan folder của máy Ricoh sẽ có những gì để bạn có thể biết và hiểu rõ hơn về máy photocopy Ricoh. Đối với dòng ricoh thì nó là dòng máy scan màu chuyên dụng, có thể scan trực tiếp qua mặt gương hoặc mặt DF. Sau đó file scan sẽ được lưu tạm vào bộ nhớ của máy trong quá trình thực hiện.
Sau các bước xác thực tài khoản của người dùng được thiết lập trong máy. Thì file scan đó sẽ được chuyển trực tiếp đến thư mục đã được lưu trên máy tính của đối tượng sử dụng. Các thiết bị được nhân viên cơ quan đó qua hệ thống mạng nội bộ được thiết lập.
Ưu điểm nổi trội của chức năng scan trên dòng máy Ricoh
Là độ bảo mật cao; với file dữ liệu sẽ được thiết lập chỉ có người đó biết. Nó khá khác hoàn toàn với chiếc máy scan của thương hiệu Toshiba chúng điều lưu chung ở một ở cứng. Các dữ liệu được chia sẽ rộng rãi thông qua mạng lan của công ty.
Như vậy bạn có thể ngăn chặn được vấn đề thông tin; tính năng bảo mật được đảm bảo hơn ở máy Ricoh thông qua chứ năng scan folder ricoh.
Thuật ngữ của máy photocopy chuyên ngành:
Mạng nội bộ (Local Network):
Được định nghĩ là hệ thống kết nối các máy tính ở trong cùng một tòa nhà, văn phòng với nhau. Bạn có thể scan bất cư file, văn bản nào mà không cần phụ thuộc vào mạng Internet. Điều này khá là thuận lợi ch việc thực hiên công việc của mình khi không cần phải dùng tới các trang web như: google vẫn có thể scan và in bình thường.
Quyền truy cập thư mục (Permission to access Folder):
Điều này có nghĩa là việc cho phép chấp nhận từ người thiết lập vào máy mình lấy tài liệu. Thì người đó mới có thể vào được để thực hiện chương tình không thì họ sẽ không thực hiện được.
Xác thực người dùng (User Authentication):
Khi cài đặt một chiếc máy để sử dụng hầu như đối với máy ricoh; điều có phần thiết lập người dùng cũng như giới hạn người dùng. Các tài khoảng phải được đăng ký để có thể quản lý của máy photocopy Ricoh mới có thể thực hiện chương trình scan.
Đường dẫn (Path):
Để biết được đường dẫn đến thư mục của người dùng để máy Ricoh biết tìm mà gửi file đến đó.
Tên người dùng (User Name):
Khi được gửi về thì máy photocopy Ricoh sẽ dựa vào tên người dùng để xác thực khi gửi file hay tài liệu về.
** Đặt biệt ở đây tên User name khác với tên máy Machine Name. Do đó khi đăng ký scan trên web thì phần Login user name chính là tên người dùng.
Kiểm tra kết nối máy scan với máy tính
Điều này là cần thiết khi bạn cài scan folder Ricoh phải kiểm tra xem máy đã hoạt động kết nối chưa. Để có thể thực hiện các chức năng của bạn sử dụng trên chiếc máy photocopy Ricoh.
Thao tác kiểm tra:
Start – RUN – gõ CMD rồi Enter. Và ping địa chỉ ip máy photo và nhấn Enter.
Ví dụ:
Thường mỗi máy photocopy hiện nay điều có một địa chỉ ip như 192.168.10.196. Bạn chỉ cần gõ: ping 192.168.10.196. Nếu máy thông báo Reply thì kết nối còn báo Request Time Out hoặc Destinatio Unreachable thì chưa thực hiện quá trình SCAN của máy được.
Scan Folder trên hệ điều hành Win XP
Là một hdh khá lâu bạn có thể biết nó cách đây nhiều năm trước. Với sự gọn nhẹ và các chương trình hoạt động trên nó khá ổn. Do đó mà nó được lựa chọn để cài đặt hầu hết các văn phòng hiện nay vào các máy tính văn phòng để nhân viên sử dụng.
Vậy là thế nào để có thể thực hiện về Scan tài liệu trong Folder của HDH win XP này:
Bước 1: Tạo 1 thư mục Scan
Hãy tạo 1 thư mục đặt tên SCAN ở bên ngoài màng hình Desktop của máy tính. Rồi share full quyền cho thư mục đó điều này giúp cho các máy được thiết lập liên kết có thể thấy và thực hiện. Every One Full Control.
Bước 2: Tắt tường lửa
Làm sao để tránh tình trạng không cho ngời khác vào ở máy tính có thực share vào. Hãy vào phần cài đặt Control Panel – Windows Firewall và chuyển từ chế độ turn on sang thành turn off nó đi.
Bước 3: Ping địa chỉ máy
Tiếp theo bạn cần vào trang web quản lý của máy Ricoh, và mở trình duyệt Chrome hoặc bất cứ trình duyệt nào bạn có để gõ địa chỉ máy photo vào.
Ví dụ: Nếu ip máy Ricoh của bạn gõ vào là 192.168.10.168 nhất enter sẽ xuất hiện màn hình quản lý của Ricoh. Có những trường hợp gõ đúng địa chỉ; nhưng không thể vào màn hình quản lý thì bạn có thể liên hệ Gia văn sẽ chỉ cho.
Bước 4: Đăng nhập thông tin
Tiếp theo bạn cần tìm đến phần Logon. Khi đã thấy phần Logon thì bạn nhấp chuột vào và điền thông tin với User: admin Password: (để trống).
Bước 5: Thêm người dùng
Khi đã Logon vào bạn sẽ nhìn thấy phía tay trái có mục “Address Book”. Hãy Click vào đó. Rồi chọn đến Tab “Add User”.
Bước 6: Gõ tên người dùng
Tiếp theo hãy gõ tên người dùng “Name” và “Key Display”. Hai cái này bạn có thể gõ gì cũng được, Key Display sẽ là cái tên để hiển thị trên màn hình của máy Ricoh.
Bước 7: Logon sử dụng tài khoản
Còn tại mục Folder Authentication thì phải làm sao. tiếp tục gõ User name trong phần User Account và mật khẩu. Mật khẩu ở chỗ này là mật khẩu để mở máy tính của người share Folder. Nếu không có thì bạn có thể bỏ qua.
Bước 8: Tìm máy và thư mục lưu Scan
Tại mục Path. Hãy điền đường dẫn tới thư mục cần Scan. Thực hiện click chuột phải biểu tượng My Computer chọn Properties, để xem tên máy là gì, sau đó vào Start – Run – \\”tên máy tính”. (không gõ dấu nháy)
Ví dụ: tên máy tính mình là kythuat gõ: \\kythuat\scan.
Bước 9: Thực hiện scan
Tiếp theo bạn chọn nút Save and Add Another để thêm vào. Sau đó Logout ra. Bây giờ bạn có thể test chức năng Scan bằng cách bật máy Photocopy Ricoh; bỏ thử 1 file vào scan, chọn đến tên nhân viên rồi bấm Start. File sẽ được gửi về thư mục SCAN.
Cách để Scan Folder trên hệ điều hành Windows 7
Cách làm tương tự đối với hdh win7 thì cung khá giống như Win Xp. Tuy nhiên phải làm thêm những bước sau đây để trước khi thực hiện.
Bước 1:
Tìm đến Start chọn Run rồi gỗ vào ô tìm kiếm: secpol.msc. Tiếp đến tìm đến dòng Accounts Limit local account use of blank passwords to và chuyển thành Disable.
Bước 2:
Tương tự đến mục Start – Run – gõ gpupdate /force. Câu lệnh là này để update những thay đổi hay những thiết lập mới các GPO.
Bước 3:
Nếu được hãy xóa chương trình microsoft essential nếu có. Một trong những phần mềm chống víu hay còn gọi là tường lửa.
Bước 4:
Cuối cùng là tắt Windows Firewall trong Control Panel để thực hiện chức năng Scan Folder từ máy photocopy Ricoh.
Scan Folder trên Win 8, 8.1 và Win 10
Đối với 2 hệ điều hành Windows 8, 8.1, 10 này thì bạn cần chú ý đến giao thức SMB ver 3.0 khác với HĐH Win 7 sử dụng giao thức SMB ver 2.0. Nó khác hoàn toàn để có thẻ sử dụng giao thức SMB Samba mà phải sử dụng giao thức FTP.
Để có thể biết được cách cài đặt scan folder cho máy photo ricoh thì hãy liên hệ đến Gia Văn để được hướng dẫn cụ thể.
Ưu điểm ở HDH Win 8, 8.1 và Win 10:
Là không phụ thuộc vào máy tính bàn hay laptop; không phụ thuộc vào IP động hay là tĩnh; đặt biệt là không phụ thuộc vào tài khoản có đặt mật khẩu hay không. Nói chung là tối ưu hoá gần hết các bước rườm rà phía trên.
Vậy là xong cách scan folder cho máy photocopy ricoh trên hàng loại máy tính có hệ điều hành khác nhau. Nếu bạn còn gắp vấn đề gì về chiếc máy photo của mình; hay kể cả lỗi kết nối với máy tính cũng có thể liên hệ cho chúng tôi để được hỗ trợ nhé!
