Ngày nay, có rất nhiều tùy chọn khác nhau để sao chép văn bản, scan tài liệu và máy in hình. Mà việc chọn được một thiết bị không hài lòng khi photo tài liệu có thể gây khó chịu. Không có lựa chọn ‘tốt nhất’ cho tất cả mọi người. Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể chọn các tính năng ứng dụng của mình. Bằng cách xem xét kĩ sự khác biệt giữa máy scan và máy photocopy.
Kết quả scan và sao chép khác nhau
Các bước bắt đầu scan và sao chép giống hệt nhau: bạn đặt tài liệu hoặc hình ảnh vào máy; nhấn nút và máy quét hình ảnh kỹ thuật của hình ảnh để tạo ra một bản mới. Kết quả, tuy nhiên là khá khác nhau. Nếu máy là máy photocopy, nó chỉ copy paste phần hình ảnh kỹ thuật lên một hoặc nhiều tờ giấy trắng khác trong khay giấy trong máy.
Nếu máy là máy scan, nó sẽ lưu một bản sao kỹ thuật số của hình ảnh trên thẻ nhớ; hoặc thiết bị lưu trữ USB hoặc nó truyền hình ảnh khi kết nối máy photo in qua mạng lan.
Phần cứng khác nhau
Ba loại máy phổ biến nhất để sao chép là máy photo ricoh toshiba chuyên dụng; máy in tất cả trong một (còn gọi là đa chức năng) và máy fax có thể sao chép hình ảnh. Mặt khác, phải kết nối máy scan với máy tính hoặc thiết bị bộ nhớ ngoài để có thể scan tài liệu.
Cách kết nối máy scan với máy tính tốt sẽ đem lại hiệu quả khi chúng được kết hợp với nhau. Để cho phép hình ảnh được chỉnh sửa file tài liệu gửi qua email, các thiết bị lưu trữ di động để in và lưu vào đĩa. Bạn không cần máy tính nếu máy scan có jack cắm thẻ nhớ, thiết bị USB.
Một số máy scan cũng scan để gửi email hoặc truyền hình ảnh được scan không dây đến các thiết bị di động. Máy in tất cả trong một thêm tùy chọn scan tài liệu và sau đó fax chúng.
Yêu cầu kỹ năng người dùng khác nhau
Photo tài liệu nói chung là một quá trình đơn giản hơn scan. Hầu hết các máy sao chép yêu cầu người dùng nhấn một nút duy nhất; để kích hoạt sao chép đen trắng và nút thứ hai để sao chép màu. Các nút bổ sung chỉ ra các tùy chọn như chất lượng in và số lượng bản sao thường không khó để làm chủ.
Người dùng cũng sẽ cần biết cách nạp giấy và có thể xóa kẹt giấy ở lô sấy. Ngoài những kỹ năng đó, người dùng máy scan cũng sẽ cần có kiến thức cơ bản về máy tính. Để quản lý việc scan, chỉnh sửa, in, lưu trữ và truyền hình ảnh được scan.
Chọn máy tốt nhất cho ứng dụng của bạn
Chủ doanh nghiệp đang suy nghĩ về việc mua máy scan hoặc mua máy photocopy nào tốt. Thì nên bắt đầu với mục tiêu công việc mà bạn thực hiện sử dụng máy này là gì. Nếu giấy là phương tiện bạn chọn để truyền tài liệu và lưu giữ hồ sơ, máy photo có thể sẽ đủ. Nếu bạn coi trọng các hệ thống không cần giấy tờ, thì hãy sử dụng máy scan.
Máy scan thường cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn về việc máy in có thể chọn chế độ in photo màu . Vì một khi hình ảnh kỹ thuật số có trên máy tính của bạn. Bạn luôn có thể chỉnh sửa, gửi in qua email hoặc in trực tiếp từ usb. Bạn cũng có thể dễ dàng lưu trữ các bản sao kỹ thuật số dự phòng của các tài liệu được scan ở các địa điểm từ xa.
Nếu bạn không chắc máy nào sẽ phù hợp với mình nhất hoặc nếu bạn muốn có khả năng sao chép và scan. Hãy cân nhắc mua máy in tất cả trong một vì nó sẽ cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn. Từ bản sao photo, scan, in và fax… (Lưu ý rằng không phải tất cả các thiết bị đều có khả năng fax.)
