Máy photocopy đã là một phần thiết yếu của văn phòng. Kể từ khi các mẫu máy Xerox đầu tiên bắt đầu xuất hiện vào cuối những năm 1960. Hầu như ở mọi văn phòng hiện nay đều có một chiếc máy; và các thiết bị đa chức năng này làm mọi thứ. Từ sao chép đến in ấn đến scan tài liệu Word, PDF, Excel.
Các doanh nghiệp thường băng khoẳn về cách thức và nhà cung cấp máy photo cùng các thiết bị. Nhiều người có sai lầm lựa chọn tính năng của máy photocopy tiềm năng của mình. Trước khi quyết định bạn nên xem xét đầy đủ câu hỏi cơ bản về việc có nên thuê máy photocopy; hay mua cho mình một thiết bị photo cho văn phòng, công ty của mình không.
Vì vậy, bạn nên xem xét các điểm chính để không phải quyết định sai lầm về tính năng của máy in photo.
Sự khác biệt giữa thuê và mua máy photo
Hầu hết mọi người hiểu khái niệm cơ bản giữa thuê và mua như thế nào rồi. Nếu bạn mua một mặt hàng, bạn có thể trả tiền mặt trước hoặc mượn tiền để mua món đồ đó. Nếu bạn thuê một thiết bị; bạn sở hữu vật phẩm và trả góp cho chủ sở hữu để đổi lấy việc sử dụng trong thời gian có hạn.
Thuê, cho thuê là những thỏa thuận khá là giống nhau. Mặc dù các thỏa thuận cho thuê máy photocopy có xu hướng linh hoạt hơn một chút. Nhưng thời hạn có thể ngắn hơn có thể làm cho tổng chi phí cao hơn khi bạn mua máy mới sử dụng. Vậy là khái niệm mua hay thuê máy photocopy bạn cũng đa hiểu được phần nào rồi đúng không?.
Ưu và nhược điểm của việc mua thiết bị văn phòng máy photo
Mua có nghĩa là bạn sở hữu thiết bị từ ngày đầu tiên khi trả đủ số tiền cho họ. Khi mua một thiết bị nó sẽ giúp bạn kiểm soát hoạt động và việc nâng cấp nó bất cứ khi nào. Nếu bạn muốn.
Và điều đương nhiên bạn không cần phải trả tiền thuê hàng tháng trong thời gian dài. Điều đó cũng có nghĩa là bạn không phải trả số tiền lãi; cùng với tiền gốc của mình khi quyết định thuê. Đối với việc mua máy photocopy cũ hay mới thì phải nhớ rằng chi phí mực và bảo trì cần điều phải trả.
Đối với một chiếc máy photocopy thì có thể làm việc nhiều hơn không chỉ là photo, scan. Máy có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau để có thể đem lại sự đảm bảo việc quản lý tài liệu. Thiết bị đa chức năng của bạn trở thành một công cụ mạnh mẽ; với các tính năng như email và quét. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần một thiết bị tương đối tiên tiến và hoạt động ổn định trong công việc.
Lợi ích và hạn chế việc thuê máy photocopy
Một số người thường thì không thích việc thuê thiết bị để sử dụng. Thường là vì họ chưa xem xét đầy đủ lợi ích mà việc cho thuê máy photocopy đem đến. Họ chỉ nhìn vào hạn chế theo một các cực đoan không rõ ràng của từ nhà cung cấp máy photo.
Một số chủ sở hữu thường không thích việc hoạt động kinh doanh của họ không nợ tiền bất cứ ai. Trong khi việc đi thuê máy photo thì nó một phần nào đó là tự tạo cho mình một khoảng nợ. Bạn sẽ bị ràng buộc với các điều kiện cũng như các quy đinh rắc rối; theo các điều khoản hợp đồng. Nhiều người cho rằng các điều khoảng cũng như thỏa thuận này tương đương với một khoảng nợ.
Đối vơi một công ty nhỏ thì việc thuê máy là một điều không nên lựa chọn. Bởi họ không xác định được thời gian sử dụng cũng như hợp đồng thời gian ràn buộc bao lâu. Vì lý do này mà họ khó lòng chấm dứt hợp đồng để có thể lấy lại khoảng chi phí để thuê của mình.
Ví dụ:
Nếu bạn sử dụng máy in pho có quá ít tính năng để làm việc thì việc thuê một máy photocopy để sử dụng là không cần thiết. Do đó việc lựa chọn thuê hay mua máy cần phải xem xét một cách cụ thể nhất.
Với nhu cầu hiện nay, số lượng các công ty cho thuê hoặc bán máy photocopy phải nói là nhiều. Bạn có thể lựa chọn để có thể quyết định; hiện nay việc sử dụng máy photo cũng được yêu thích trong các văn phòng, công ty.
Vậy tại sao lại xem xét và thay đổi sự lựa chọn mua hay thuê?
Với một hợp đồng thuê, bạn chỉ cần ngân sách một khoản tương đối nhỏ cho máy photocopy. Và nâng cấp nó cứ sau vài năm khi công nghệ phát triển được hỗ trợ từ nhà cung cấp máy cho bạn.
Bằng cách chọn thỏa thuận với ngày nâng cấp được xác định trước. Bạn biết rằng văn phòng của bạn sẽ luôn có thiết bị tốt và tiên tiến nhất với nhau cầu sử dụng.
Có ít chi phí trả trước và bạn có thể nhận giao hàng gần như ngay lập tức. Cho thuê giúp với dòng tiền và chi tiêu vốn, và cho thuê tài chính được coi là một tài sản cố định. Các thỏa thuận dịch vụ có thể dễ dàng được đưa ra và giảm bớt nỗi lo về phí bảo trì máy photo và các thiết bị thay thế.
Khi bạn thuê một máy photocopy các khoản thanh toán sẽ được tính trước thuế. Được coi là chi phí trước có thể khấu trừ vào khoản thanh toán từ thuế của mình. Nếu mà khi bạn mua, bạn chỉ có thể trừ vào khấu hao của máy photocopy. Thiết bị sẽ mất giá khoảng 40% trong năm đầu tiên và 25% trong lần thứ hai trong quá trình sử dụng.
Những gì nên tìm trong hợp đồng cần thuê máy
Thời hạn thuê thường ghi từ 12 tháng đến 60 tháng. có thể là 36 tháng. Là thời hạn thỏa thuận điển hình và có ý nghĩa đối với hầu hết các văn phòng tổ chức.
Luôn luôn nên làm hết khối lượng bản sao của bạn trước khi tiếp cận nhà cung cấp cho thuê. Giá bạn phải trả thường sẽ được liên kết với việc sử dụng. Hợp đồng cho thuê có xu hướng thay đổi từ 5.000 bảng đến 50.000 bảng.
Bạn cũng sẽ cần phải quyết định những tính năng bạn cần như in hai mặt và cho ăn tài liệu tự động. Hoàn thiện cũng rất quan trọng; vì vậy hãy xem xét liệu bạn có muốn một tính năng dập ghim và đục lỗ hay không. Hầu hết các văn phòng hiện nay điều cần thiết bị máy photocopy văn phòng này. Với các mục đích của họ để có thể quét và gửi fax và email phiên bản tài liệu.
Vẻ đẹp của việc cho thuê là tính linh hoạt của nó. Bạn có thể điều chỉnh các điều khoản và tính năng của thỏa thuận chính xác với ngân sách; nhu cầu hoạt động của mình. Mua máy photocopy ở đâu cũng là một câu hỏi mà nhiều người luôn đặt ra?. Bạn có thể tham khảo các bài viết tiếp theo để lựa chọn được nơi bán máy photocopy cũ và mới giá rẻ hiện nay nhé.
